Virtuaalinen tiimi poikkeaa perinteisestä, paikkaan sidotusta tiimistä siten, että voit tehdä työtä ilman fyysistä vakinaista toimipaikkaa, vaikkapa kotona tai esim. junassa. Silloin kun ei olla niin sanotusti paikan päällä yhdessä, näkyy tiimin työskentelyssä myös monia, uusia ongelmia, kuten esim. viestinnässä ja sitä kautta ilmapiirissä. (Virolainen 2010 s.59.)

Virtuaalisen tiimin hyödyt ja haasteet

Kun sinun ei tarvitse olla fyysisesti paikalla voit työskennellä maailmanlaajuisesti reaaliajassa. Se säästää yrityksen kustannuksia ja luo moniulotteiset mahdollisuudet asioiden hoitamiseen ja kehittämiseen. Toiminta nopeuttaa ja perustuu aina osaamiseen ja asiantuntijuuteen.  Työskentely on joustavaa ja ennakkoluulotonta. Työssä kannattaa yhdistää erilaisia virtuaalisia alustoja yhdeksi kokonaisuudeksi parhaan mahdollisen hyödyn saavuttamiseksi. (Virolainen 2010. s.60-61). Kun organisaatio tarvitsee erityisosaamista se voi virtuaalimaailman kautta olla yhteydessä maailmanlaajuisesti ja saada parhaat osaajat tiimiinsä,

Kommunikointi tapahtuu sähköisesti, jolloin tiiminä ei olla kasvotusten. Perustana toimii luottamus niin aikataulullisesti kuin asioiden tarkentamisen kannaltakin. Hienosäätö jää tekstin muotoon ja inhimillinen kontakti jää pois. Monissa koulutuksen verkkotehtävissä et näe koskaan tiimin jäseniä ja ainut kuva tulee kirjoitetun tekstin kautta. Jos ei olekaan hyvä kirjoittaja mutta verbaalisesti lahjakas, olisi varmaan sovitettava myös virtuaalisiin tiimeihin useampi versio samanaikaisesti. Kuvaa, ääntä, tekstiä…voihan olla niin, että jotakin jäsentä jännittää työskennellä ”koneiden” välityksellä, ehkä he osaisivat tuoda itsensä julki paremmin kasvotusten?

Kuinka saada virtuaalinen tiimi toimimaan?

Onnistuakseen virtuaaliset tiimit tarvitsevat aina ja ensisijaisesti yrityksen johdon tuen ja kannustuksen. Yrityksen strategian on oltava joustava ja tähdättävä erilaiseen työskentelyyn perinteiseen verrattuna. Avoimuus ja kiinnostus uusia mahdollisuuksia kohtaan on hyväksyttävä ja otettava osaksi kannattavaa liiketoimintaa.

Esimiehellä tärkeä tehtävä

Kun yrityksen johto sitoutuu virtuaalitiimien mahdollisuuksiin ja kannustaa yritystä virtuaaliseen suuntaan, on luonnollista, että seimiehen tulee olla myös kannustava taho omille työntekijöilleen.  

Esimiehen tehtävä on innostaa oppimaan uutta, neuvoa, ohjata ja taata ympäristö, jossa on helppo työskennellä yrityksen johdon asettamien tavoitteiden mukaisesti. Esimiehellä täytyy olla matalan kynnyksen periaate, jolloin osaamisesta riippumatta, hän pystyy kokoamaan ja kehittämään tiimiänsä parhaan lopputuloksen aikaansaamiseksi. Hänen velvollisuutensa on tarkkailla työn edistymistä, pitää johto ajan tasalla ja tehdä tarvittavat muutostoimenpiteet. Esimies näyttää omalla esimerkillään yrityksen tapaa toimia. Hän kannustaa henkilökuntaansa, ohjaa ja luo mahdollisuuksia. Hänen tulee huolehtia riittävistä työkaluista; tekniikan toimivuudesta sekä henkilöstönsä osaamistasosta. On tärkeää, että saavutukset huomioidaan, ongelmat nostetaan esille ja ratkotaan. Erityisen tärkeää on, että tavoitteisiin pääsy palkitaan.

Virtuaalisen tiimin työkaluja

Skype on monelle tuttu työkalu. Se mahdollistaa videopuhelut ja äänipuhelut ja Skypessä voi myös toimia ryhmänä. Yhteydessä voi olla jopa 20 henkilöä samaan aikaan, jolloin se on maksullinen mutta maksuton, mikäli yhteydessä on max. 10 henkilöä. Skypeä on kritisoitu hitaudesta, yksityisyyden ja tieturvan heikkouksista.

Sähköposti on kaikille ikäluokille varmaan tunnetuin työkalu ja sen käyttö on helppoa. Se on myös nopea, edullinen ja viesti tavoittaa suuren joukon ihmisiä. Heikkoutena on tiedon suuri määrä, jolloin tietoon voi hukkua tärkeää sanomaa. Muut virtuaaliset kanavat haastavat sähköpostia esimerkiksi nopeudellaan.

Google Drive toimii pilvipaleluna ja on maksuton. Sopii tietokoneella tai mobiililaitteella työskentelyyn. Tietoa, kuten tekstiä ja taulukoita, voi jakaa reaaliajassa ja parasta on, että samaa dokumenttia voi muokata tiiminä.

Messenger sopii parhaiten pikaviesteihin. Se on nopea työkalu virtuaalisen tiimin käyttöön. Messenger on maksuton tietokoneiden välillä, mutta maksullinen puhelimeen soitettaessa.

WhatsApp sopii myös nopeaan yhteydenottoon. Testaan itse juuri tätä työkalua, ja kerään siitä kokemuksia.

Kaikkiin lähettämiini viesteihin ja kuviin olen saanut heti vastauksen, joten nopeus pitää paikkaansa. Tuntuukin että sen kautta tavoittaa helpommin ihmiset kuin esim. Facebookissa. Mielestäni hyvä työkalu virtuaaliseen tiimityöskentelyyn silloin, kun sinulla on nopeaa ja lyhyttä kerrottavaa tai kysyttävää. Kokonaisuutena kuitenkin valitsisin Google Driven työalustaksi ja käyttäisin vaikkapa helppoa WhatsAppia pikaisiin ja lyhyisiin viesteihin.

Lähde: Virolainen Harri. 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin”-virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Väitöskirja. Turun Kauppakorkeakoulu.