Virtuaalinen tiimi poikkeaa perinteisestä, paikkaan sidotusta tiimistä siten, että voit tehdä työtä ilman fyysistä vakinaista toimipaikkaa, vaikkapa kotona tai esim. junassa. Silloin kun ei olla niin sanotusti paikan päällä yhdessä, näkyy tiimin työskentelyssä myös monia, uusia ongelmia, kuten esim. viestinnässä ja sitä kautta ilmapiirissä. (Virolainen 2010 s.59.)

Virtuaalisen tiimin hyödyt ja haasteet

Kun sinun ei tarvitse olla fyysisesti paikalla voit työskennellä maailmanlaajuisesti reaaliajassa. Se säästää yrityksen kustannuksia ja luo moniulotteiset mahdollisuudet asioiden hoitamiseen ja kehittämiseen. Toiminta nopeuttaa ja perustuu aina osaamiseen ja asiantuntijuuteen.  Työskentely on joustavaa ja ennakkoluulotonta. Työssä kannattaa yhdistää erilaisia virtuaalisia alustoja yhdeksi kokonaisuudeksi parhaan mahdollisen hyödyn saavuttamiseksi. (Virolainen 2010. s.60-61). Kun organisaatio tarvitsee erityisosaamista se voi virtuaalimaailman kautta olla yhteydessä maailmanlaajuisesti ja saada parhaat osaajat tiimiinsä,

Kommunikointi tapahtuu sähköisesti, jolloin tiiminä ei olla kasvotusten. Perustana toimii luottamus niin aikataulullisesti kuin asioiden tarkentamisen kannaltakin. Hienosäätö jää tekstin muotoon ja inhimillinen kontakti jää pois. Monissa koulutuksen verkkotehtävissä et näe koskaan tiimin jäseniä ja ainut kuva tulee kirjoitetun tekstin kautta. Jos ei olekaan hyvä kirjoittaja mutta verbaalisesti lahjakas, olisi varmaan sovitettava myös virtuaalisiin tiimeihin useampi versio samanaikaisesti. Kuvaa, ääntä, tekstiä…voihan olla niin, että jotakin jäsentä jännittää työskennellä ”koneiden” välityksellä, ehkä he osaisivat tuoda itsensä julki paremmin kasvotusten?

Kuinka saada virtuaalinen tiimi toimimaan?

Onnistuakseen virtuaaliset tiimit tarvitsevat aina ja ensisijaisesti yrityksen johdon tuen ja kannustuksen. Yrityksen strategian on oltava joustava ja tähdättävä erilaiseen työskentelyyn perinteiseen verrattuna. Avoimuus ja kiinnostus uusia mahdollisuuksia kohtaan on hyväksyttävä ja otettava osaksi kannattavaa liiketoimintaa.

Esimiehellä tärkeä tehtävä

Kun yrityksen johto sitoutuu virtuaalitiimien mahdollisuuksiin ja kannustaa yritystä virtuaaliseen suuntaan, on luonnollista, että seimiehen tulee olla myös kannustava taho omille työntekijöilleen.  

Esimiehen tehtävä on innostaa oppimaan uutta, neuvoa, ohjata ja taata ympäristö, jossa on helppo työskennellä yrityksen johdon asettamien tavoitteiden mukaisesti. Esimiehellä täytyy olla matalan kynnyksen periaate, jolloin osaamisesta riippumatta, hän pystyy kokoamaan ja kehittämään tiimiänsä parhaan lopputuloksen aikaansaamiseksi. Hänen velvollisuutensa on tarkkailla työn edistymistä, pitää johto ajan tasalla ja tehdä tarvittavat muutostoimenpiteet. Esimies näyttää omalla esimerkillään yrityksen tapaa toimia. Hän kannustaa henkilökuntaansa, ohjaa ja luo mahdollisuuksia. Hänen tulee huolehtia riittävistä työkaluista; tekniikan toimivuudesta sekä henkilöstönsä osaamistasosta. On tärkeää, että saavutukset huomioidaan, ongelmat nostetaan esille ja ratkotaan. Erityisen tärkeää on, että tavoitteisiin pääsy palkitaan.

Virtuaalisen tiimin työkaluja

Skype on monelle tuttu työkalu. Se mahdollistaa videopuhelut ja äänipuhelut ja Skypessä voi myös toimia ryhmänä. Yhteydessä voi olla jopa 20 henkilöä samaan aikaan, jolloin se on maksullinen mutta maksuton, mikäli yhteydessä on max. 10 henkilöä. Skypeä on kritisoitu hitaudesta, yksityisyyden ja tieturvan heikkouksista.

Sähköposti on kaikille ikäluokille varmaan tunnetuin työkalu ja sen käyttö on helppoa. Se on myös nopea, edullinen ja viesti tavoittaa suuren joukon ihmisiä. Heikkoutena on tiedon suuri määrä, jolloin tietoon voi hukkua tärkeää sanomaa. Muut virtuaaliset kanavat haastavat sähköpostia esimerkiksi nopeudellaan.

Google Drive toimii pilvipaleluna ja on maksuton. Sopii tietokoneella tai mobiililaitteella työskentelyyn. Tietoa, kuten tekstiä ja taulukoita, voi jakaa reaaliajassa ja parasta on, että samaa dokumenttia voi muokata tiiminä.

Messenger sopii parhaiten pikaviesteihin. Se on nopea työkalu virtuaalisen tiimin käyttöön. Messenger on maksuton tietokoneiden välillä, mutta maksullinen puhelimeen soitettaessa.

WhatsApp sopii myös nopeaan yhteydenottoon. Testaan itse juuri tätä työkalua, ja kerään siitä kokemuksia.

Kaikkiin lähettämiini viesteihin ja kuviin olen saanut heti vastauksen, joten nopeus pitää paikkaansa. Tuntuukin että sen kautta tavoittaa helpommin ihmiset kuin esim. Facebookissa. Mielestäni hyvä työkalu virtuaaliseen tiimityöskentelyyn silloin, kun sinulla on nopeaa ja lyhyttä kerrottavaa tai kysyttävää. Kokonaisuutena kuitenkin valitsisin Google Driven työalustaksi ja käyttäisin vaikkapa helppoa WhatsAppia pikaisiin ja lyhyisiin viesteihin.

Lähde: Virolainen Harri. 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin”-virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Väitöskirja. Turun Kauppakorkeakoulu.

Organisaation avoimuus lisää työyhteisön hyvinvointia, kannustaa yhteistyöhön, arvostaa ja luo kehittävän otteen kannattavaan liiketoimintaan. Tiedon panttaaja on menneen talven lumia ja tiedon jakaja tulevaisuuden työn kehittäjä.

Avoin organisaatio

Läpinäkyvyys yritystoiminnassa toimii avoimuuden pohjana. Avoimuus ei kohdennu pelkästään yrityksen sisälle ja yrityksen henkilöstöön, vaan tänä teknologian aikakautena, läpinäkyvyys on maailmanlaajuista.  Avoimesti toimiva yritys on rehellinen ja kiinnostava niin henkilöstön kuin sidosryhmien mielenkiinnon herättäjänä.

Avoin yhteistyö erilaisten sidosryhmien kanssa, kuten tavarantoimittajat, luo laajat mahdollisuudet asiakaslähtöiseen tuotekehitykseen. Yrityksen on oltava aidosti kiinnostunut asiakkaan ongelmasta ja sen ratkaisemisesta, tuntea vastuu ja toimia aktiivisesti parhaan mahdollisen ratkaisun aikaansaamiseksi.

Yrityksen avoimuutta edistää rehellisyys toimintavoissa ja ajan seuraaminen. Mitä maailmassa tapahtuu juuri nyt ja mitä tulevaisuus tuo tullessaan, kuinka yritys varautuu tulevaan?

On tärkeää, että yrityksen eettiset arvot ja suhtautuminen ympäristöön ovat läpinäkyviä. Erittäin tärkeä osa-alue tänä päivänä.

Yrityksen ”ulostulo”, eli avoimuus verkossa kannattaa varmasti. Jaetaan muille sitä, mitä on jo itse tehty. Jos tämä jaettu tieto on helposti ymmärrettävää ja käytettävää, siihen tartutaan, ja kehitystyö jatkuu isommalla ”tiimillä” maailman laajuisesti. Kehitystyötä parhaimmillaan! 

Avoin esimiesviestintä

Esimieheen täytyy pystyä luottamaan avoimen ilmapiirin luomisessa. Myös asiakkaat sekä yhteistyökumppanit aistivat työympäristön luotettavuuden, se vain näkyy ulospäin kaikissa toiminnoissa; rentoutena, kehonkielenä ja helppoutena. Esimiehen tulee olla helposti saatavilla ja osallistua toimintaan joustavasti. Avoin esimies jakaa tietoaan henkilöstölleen ohjauksen avulla ja huomaa erilaisen ohjauksen tarpeen yksilöllisesti. Aktiivinen esimies viestii työn tärkeyttä ja sitoutumista kaikkien yhteiseen päämäärään. On hyvä suorittaa aktiivista seurantaa, jotta avoin kehitystyö on jatkuvaa ja eteenpäin menevää.

Avoin esimies

Vastuun jakaminen työyhteisössä on avoimuuden tunnus. On oltava rohkea ja ennakkoluuloton uusiin asioihin, ihmisiin ja toimintamalleihin luottamuksen aikaansaamiseksi.  Henkilöstöstä täytyy huolehtia myös jaksamisen näkökulmasta ja reagoida nopeasti mahdollisiin puutteisiin. Henkilöstöllä täytyy olla tunne, että heistä huolehditaan ja avoimuus kannattaa hyvän yhteistyön aikaansaamiseksi.

Avoin työpöytä

Oma arkinen esimerkki avoimuudesta edisti hienosti työyhteisöni avoimuutta ja vuorovaikutusta.

 Aikaisemmin työskentelin omassa toimistossa, oman työpöytäni takana. Rauhallista ja helppoa…mutta silti …siirsin työpisteeni osaksi henkilöstö- ja asiakas ympäristöä.  (Rauha hävisi ja helppous muuttui hienoiseksi haasteeksi).

Lopputulos kuitenkin kannatti koska nyt sain olla suorassa kontaktissa henkilöstööni ja asiakkaisiimme. Tunsin paremmin asiakkaani kehittämistyöni pohjaksi ja sain henkilöstööni läheisemmän kontaktin. Minulle kerrottiin herkemmin erilaisia asioita, harrastuksia ja ilonaiheita. Kysyttiin rohkeammin neuvoa ja tuntui että olin tervetullut ”maan tasalle” yhteiseen, aktiiviseen toimintaympäristöön. Oma kehittämistyö helpottui ja yhteistyö ja avoimuus vahvistuivat. Pystyin tarttumaan erilaisiin onnistumisiin tai haasteisiin välittömästi ja oli hienoa nähdä avoimuuden kasvavan ja tuovan mukanaan luottamusta ja uusia toimintamalleja.

Läsnäolo on yksi avainnipun tärkeä avain avoimuuteen.

Avoimuuden opit käytännössä

Luottamus ansaitaan ja menetetty luottamus on vaikea saada takaisin. Pyrin itse olemaan luottamuksen arvoinen ja suhtautumaan keskinäiseen luottamukseen arvostavasti. On tärkeää muistaa, että osa tiedosta on salassapitoon kuuluvaa.

Työyhteisössä tulee kohdella kaikkia tasa-arvoisesti. Esimiehenä on löydettävä jokaisen oma osaamisalue ja tuettava osaamista ja uuden oppimista. Henkilöstön pitää tuntea olevansa turvassa. Ammattitaidon ylläpito ja kehittäminen ovat yrityksen toiminnan ja kehittymisen elinehto. Kuuntelen herkällä korvalla työntekijöitä ja annan mahdollisuuden omatoimiseen itsensä kehittämiseen yrityksen opastuksen lisäksi.

Esimiesviestintä on erittäin tärkeää. Hän viestii omalla olemuksellaan ja käyttäytymisellään sidosryhmille, henkilöstölle ja verkossa, jopa koko maailmalle, yrityksen arvoista, avoimuudesta ja toiminnasta. Itse pyrin luomaan omalla esimerkillä positiivisen ja avoimen kuvan yrityksestä ja yrityksen toiminnasta.

Vastuun jakaminen henkilöstölle on tuttua ja varmasti tulen kehittämään sitä myös jatkossa. Jaettu vastuu lisää motivaatiota, sitoutumista ja yhdessä tekemisen meininkiä. Rakentavan palautteen antaminen ei saa unohtua kiireessäkään, vaan sen tulee olla säännöllistä ja rehellistä. 

Kuinka olla avoin?

Tuija Aalto käsittelee teoksessaan, Kuinka olla avoin-työelämän uudet viestintätaidot - erilaisten läpinäkyvyyden ilmenemiä. Aallon mukaan yrityksissä avoimen ja julkisen tiedon määrä lisääntyy, mutta vastaavasti yrityksen vähiten julkinen tieto, kuten turvallisuuteen liittyvien asioiden salassa pitämisen merkitys korostuu. On selvää, että liikuttaessa digitaalisessa maailmassa, turvallisuuteen on kiinnitettävä huomiota. Yrityksen tulisikin avata henkilöstölleen avoimuuden käsite, mitä se tarkoittaa työssä ja mitä vapaa-aikana. 

Läpinäkyvyyden aikakautena usein unohdetaan vastuu ja etiikka. Kaikki mikä on julkista ei ole julkaistuvapaata kuten erilaisissa asiakirjoissa voi olla tietoa joka ei ole julkaistavissa. Yksilötasolla yksilöllä on oikeus pitää omana tietonaan perhe-elämään, ihmissuhteisiin, vapaa-ajan käyttöön tai terveyteen liittyvät asiat.

Aallon mukaan avoimuuden ajan osavaatimuksia ovat sujuva kirjoittaminen, vuorovaikutustaidot, verkottuneen toimintaympäristön ymmärrys, tavoitteista lähtevä onnistumisen arvioiminen ja väline taidot.  Varmasti tärkeitä taitoja koska esim. ilmaisun, ja vuorovaikutustaitojen hyvä hallinta, edistää avointa kanssakäymistä ja sulkee pois virheellisiä oletuksia. Välinetaidot on hyvä ja nopea työkalu ajassa pysymiseen ja nopeaan reagointiin.

Avoimuus on oppimista siinä missä mikä tahansa liiketoimintaosaaminen.

Lähteet: Aalto, Tuija 2012. Kuinka olla avoin, työelämän uudet viestintätaidot. Finn Lectura 2012.

 

Hei kaikki johtamisesta kiinnostuneet lukijat!

Olen Mikkelin ammattikorkeakoulussa opiskeleva restonomiopiskelija ja opiskeluni ovat meilkeimpä maalissa. Opiskeluni kautta olen voinut päivittää esimiestietojani ja taitojani hienosti ja etenkin sosiaalisen median osaamistani olen harjoitellut innolla. Digitaalisuus on vain niin tätä päivää. Blogini käsitteleekin tämän päivän johtamista digitaalisuuden näkökulmasta. 

Blogin perustaminen

Elämäni ensimmäiseen blogiin valitsin alustaksi vuodatuksen. Se vaikutti minusta selkeältä ja ensikertailaiselle jotenkin vain sopivalta. Toivottavasti valitsin oikein jotta kirjoitukseni saavuttaa teidät lukijat.

Blogin erot muihin some-kanaviin

Blogiteksti on määrällisesti pidempää kuin esimierkiski facebookissa julkaistavat tekstit. Facebookissa julkaistaan useinkin nopeita, muutaman lauseen kirjoituksia, kun taas blogin kirjoittajalle jää aikaa syvällisempään pohdintaan laajemman tekstin koostamiselle ja julkaisemiselle sopivana ajankohtana. Blogeja seurataan mielestäni säännöllisesti (siis kiinnostavia), ja niihin on helppo palata. Valittavana on myös kuva ja videoblogi jolloin asiakaskunta kasvaa ja laajenee kiinnostuksen myötä. Blogeja seuraavat kaiken ikäiset mutta luulisin että facebook ja etenkin youtube on kohdennettu enemmänkin nuorille ja nuorille aikuisille.

Blogin käyttö johtamisviestinnässä

Mielestäni blogin suosio kasvaa kovaa vauhtia yhtenä johtamisen viestintävälineenä. pelkällä sähköpostilla ei enää välttämättä pärjää. Se on usein "täynnä" turhaakin tietoa, ( tai ei aina niin tärkeää). Sähköposteja poistetaan pelkän otsikon perusteella kun taas uskon että blogit luetaan tarkempaan ja toimivat näin hyvänä viestintävälineenä. Sopivat kokousten ja kehityskeskusteluiden pohjustukseen mutta esimerkiksi kehityskeskustelut on hyvä pitää kasvokkain jolloin inhimillisyys ja jokaisen henkilökohtaiset ominaisuudet pääsevät paremmin esille. En näkisi blogia esim. henkilöstölehden sisällön jakana, miksi pitäisi kirjoittaa asiaa kahteen kertaan? Blogi sopii hyvin vaikkapa tulevien kamppanjoiden pohjustuksiin ja tiettyjen teemojen vaikkapa kausisuunnitteluun. Innostamaan, kannustamaan, tiedottamaan ja sitä kautta sitouttamaan.

Blogin hyödyntäminen omassa esimiestyössäni 

Ennenkaikkea käyttäisin itse blogin mahdollisuuksia, kirjoituksia, kuvia ja videoita henkilöstön kannustamiseen, innovatiivisuuden aikaan saamiseksi sekä ohjaukseen, ( esimerkiksi tekniikkaosaamiseen). Esimiestyöhön kuuluu isona osana asiakkuuksien ylläpito ja kehittäminen. Voisin kirjoittaa tai kuvata kuulumisistamme ja tulevista toimistamme niin että asiakas kiinnostuu meistä. Eikös se niin ole että pelkkä mainostaminen ei enää riitä vaan asiakkaan on kiinnostuttava muustakin kuin tuotteesta...eli meistä; mitä meille kuuluu ja minkälaisia olemme.

Kiitos lukijoille!

 

 

 

Onnittelut uudesta blogistasi!

Tämä on esimerkkiartikkeli. Uutta sisältöä voit luoda blogin hallinnan kautta. Voit poistaa tämän artikkelin artikkeliarkiston kautta.