Organisaation avoimuus lisää työyhteisön hyvinvointia, kannustaa yhteistyöhön, arvostaa ja luo kehittävän otteen kannattavaan liiketoimintaan. Tiedon panttaaja on menneen talven lumia ja tiedon jakaja tulevaisuuden työn kehittäjä.

Avoin organisaatio

Läpinäkyvyys yritystoiminnassa toimii avoimuuden pohjana. Avoimuus ei kohdennu pelkästään yrityksen sisälle ja yrityksen henkilöstöön, vaan tänä teknologian aikakautena, läpinäkyvyys on maailmanlaajuista.  Avoimesti toimiva yritys on rehellinen ja kiinnostava niin henkilöstön kuin sidosryhmien mielenkiinnon herättäjänä.

Avoin yhteistyö erilaisten sidosryhmien kanssa, kuten tavarantoimittajat, luo laajat mahdollisuudet asiakaslähtöiseen tuotekehitykseen. Yrityksen on oltava aidosti kiinnostunut asiakkaan ongelmasta ja sen ratkaisemisesta, tuntea vastuu ja toimia aktiivisesti parhaan mahdollisen ratkaisun aikaansaamiseksi.

Yrityksen avoimuutta edistää rehellisyys toimintavoissa ja ajan seuraaminen. Mitä maailmassa tapahtuu juuri nyt ja mitä tulevaisuus tuo tullessaan, kuinka yritys varautuu tulevaan?

On tärkeää, että yrityksen eettiset arvot ja suhtautuminen ympäristöön ovat läpinäkyviä. Erittäin tärkeä osa-alue tänä päivänä.

Yrityksen ”ulostulo”, eli avoimuus verkossa kannattaa varmasti. Jaetaan muille sitä, mitä on jo itse tehty. Jos tämä jaettu tieto on helposti ymmärrettävää ja käytettävää, siihen tartutaan, ja kehitystyö jatkuu isommalla ”tiimillä” maailman laajuisesti. Kehitystyötä parhaimmillaan! 

Avoin esimiesviestintä

Esimieheen täytyy pystyä luottamaan avoimen ilmapiirin luomisessa. Myös asiakkaat sekä yhteistyökumppanit aistivat työympäristön luotettavuuden, se vain näkyy ulospäin kaikissa toiminnoissa; rentoutena, kehonkielenä ja helppoutena. Esimiehen tulee olla helposti saatavilla ja osallistua toimintaan joustavasti. Avoin esimies jakaa tietoaan henkilöstölleen ohjauksen avulla ja huomaa erilaisen ohjauksen tarpeen yksilöllisesti. Aktiivinen esimies viestii työn tärkeyttä ja sitoutumista kaikkien yhteiseen päämäärään. On hyvä suorittaa aktiivista seurantaa, jotta avoin kehitystyö on jatkuvaa ja eteenpäin menevää.

Avoin esimies

Vastuun jakaminen työyhteisössä on avoimuuden tunnus. On oltava rohkea ja ennakkoluuloton uusiin asioihin, ihmisiin ja toimintamalleihin luottamuksen aikaansaamiseksi.  Henkilöstöstä täytyy huolehtia myös jaksamisen näkökulmasta ja reagoida nopeasti mahdollisiin puutteisiin. Henkilöstöllä täytyy olla tunne, että heistä huolehditaan ja avoimuus kannattaa hyvän yhteistyön aikaansaamiseksi.

Avoin työpöytä

Oma arkinen esimerkki avoimuudesta edisti hienosti työyhteisöni avoimuutta ja vuorovaikutusta.

 Aikaisemmin työskentelin omassa toimistossa, oman työpöytäni takana. Rauhallista ja helppoa…mutta silti …siirsin työpisteeni osaksi henkilöstö- ja asiakas ympäristöä.  (Rauha hävisi ja helppous muuttui hienoiseksi haasteeksi).

Lopputulos kuitenkin kannatti koska nyt sain olla suorassa kontaktissa henkilöstööni ja asiakkaisiimme. Tunsin paremmin asiakkaani kehittämistyöni pohjaksi ja sain henkilöstööni läheisemmän kontaktin. Minulle kerrottiin herkemmin erilaisia asioita, harrastuksia ja ilonaiheita. Kysyttiin rohkeammin neuvoa ja tuntui että olin tervetullut ”maan tasalle” yhteiseen, aktiiviseen toimintaympäristöön. Oma kehittämistyö helpottui ja yhteistyö ja avoimuus vahvistuivat. Pystyin tarttumaan erilaisiin onnistumisiin tai haasteisiin välittömästi ja oli hienoa nähdä avoimuuden kasvavan ja tuovan mukanaan luottamusta ja uusia toimintamalleja.

Läsnäolo on yksi avainnipun tärkeä avain avoimuuteen.

Avoimuuden opit käytännössä

Luottamus ansaitaan ja menetetty luottamus on vaikea saada takaisin. Pyrin itse olemaan luottamuksen arvoinen ja suhtautumaan keskinäiseen luottamukseen arvostavasti. On tärkeää muistaa, että osa tiedosta on salassapitoon kuuluvaa.

Työyhteisössä tulee kohdella kaikkia tasa-arvoisesti. Esimiehenä on löydettävä jokaisen oma osaamisalue ja tuettava osaamista ja uuden oppimista. Henkilöstön pitää tuntea olevansa turvassa. Ammattitaidon ylläpito ja kehittäminen ovat yrityksen toiminnan ja kehittymisen elinehto. Kuuntelen herkällä korvalla työntekijöitä ja annan mahdollisuuden omatoimiseen itsensä kehittämiseen yrityksen opastuksen lisäksi.

Esimiesviestintä on erittäin tärkeää. Hän viestii omalla olemuksellaan ja käyttäytymisellään sidosryhmille, henkilöstölle ja verkossa, jopa koko maailmalle, yrityksen arvoista, avoimuudesta ja toiminnasta. Itse pyrin luomaan omalla esimerkillä positiivisen ja avoimen kuvan yrityksestä ja yrityksen toiminnasta.

Vastuun jakaminen henkilöstölle on tuttua ja varmasti tulen kehittämään sitä myös jatkossa. Jaettu vastuu lisää motivaatiota, sitoutumista ja yhdessä tekemisen meininkiä. Rakentavan palautteen antaminen ei saa unohtua kiireessäkään, vaan sen tulee olla säännöllistä ja rehellistä. 

Kuinka olla avoin?

Tuija Aalto käsittelee teoksessaan, Kuinka olla avoin-työelämän uudet viestintätaidot - erilaisten läpinäkyvyyden ilmenemiä. Aallon mukaan yrityksissä avoimen ja julkisen tiedon määrä lisääntyy, mutta vastaavasti yrityksen vähiten julkinen tieto, kuten turvallisuuteen liittyvien asioiden salassa pitämisen merkitys korostuu. On selvää, että liikuttaessa digitaalisessa maailmassa, turvallisuuteen on kiinnitettävä huomiota. Yrityksen tulisikin avata henkilöstölleen avoimuuden käsite, mitä se tarkoittaa työssä ja mitä vapaa-aikana. 

Läpinäkyvyyden aikakautena usein unohdetaan vastuu ja etiikka. Kaikki mikä on julkista ei ole julkaistuvapaata kuten erilaisissa asiakirjoissa voi olla tietoa joka ei ole julkaistavissa. Yksilötasolla yksilöllä on oikeus pitää omana tietonaan perhe-elämään, ihmissuhteisiin, vapaa-ajan käyttöön tai terveyteen liittyvät asiat.

Aallon mukaan avoimuuden ajan osavaatimuksia ovat sujuva kirjoittaminen, vuorovaikutustaidot, verkottuneen toimintaympäristön ymmärrys, tavoitteista lähtevä onnistumisen arvioiminen ja väline taidot.  Varmasti tärkeitä taitoja koska esim. ilmaisun, ja vuorovaikutustaitojen hyvä hallinta, edistää avointa kanssakäymistä ja sulkee pois virheellisiä oletuksia. Välinetaidot on hyvä ja nopea työkalu ajassa pysymiseen ja nopeaan reagointiin.

Avoimuus on oppimista siinä missä mikä tahansa liiketoimintaosaaminen.

Lähteet: Aalto, Tuija 2012. Kuinka olla avoin, työelämän uudet viestintätaidot. Finn Lectura 2012.